NY DIGITAL BOGFØRINGSLOV ER VEDTAGET - MEN HVAD BETYDER DET FOR DIG?

Lovens hovedpunkter

• Den vigtigste nyhed i bogføringsloven er et krav om digital bogføring og digital opbevaring af bogføring og bilag , og at bogføring som udgangspunkt skal ske i et digitalt bogføringssystem godkendt af Erhvervsstyrelsen
• Dele af loven er allerede trådt i kraft pr. 1. juli 2022, men kravet om digital bogføring og opbevaring indføres over en årrække og vil tidligst gælde fra 1. januar 2024 for selskaber (regnskabsklasse B, C og D), og tidligst fra 1. januar 2026 for virksomheder i regnskabsklasse A (personlige). ). virksomheder) med en omsætning på over DKK 300.000
• De endelige regler, herunder ikrafttræden og de mere detaljerede regler om digital bogføring, kendes først, når Erhvervsstyrelsen offentliggør nærmere herom.

Formålet med den nye bogføringslov

Det overordnede politiske formål med loven er at lette virksomhedernes administration gennem digitalisering og automatisering af bogføringen. Det er tanken, at manuelle arbejdsgange reduceres, og det gøres nemmere at foretage de mange indberetninger til offentlige myndigheder.

Endvidere er det formålet at effektivisere myndighedernes kontrol med bogføringen, så det gøres lettere at gribe ind overfor skatteunddragelse og anden økonomisk kriminalitet.

Virksomheder omfattet af den nye bogføringslov

Alle erhvervsdrivende virksomheder uanset ejer- eller hæftelsesforhold etableret i Danmark omfattes af den nye lov. Dvs. den nye bogføringslov kommer til at gælde for alle selskaber mv, der har pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven (A/S, ApS m.fl.).

Endvidere omfattes også øvrige virksomheder, dvs. personlige virksomheder og visse I/S'er og K/S'er mv samt danske filialer af udenlandske virksomheder, uden de har en årlig omsætning på under DKK 300.000. Disse mindre øvrige virksomheder er undladt for krav om digital bogføring og opbevaring og kan således fortsætte bogføring som i dag, hvor opbevaring af bogføring og bilag fortsat kan ske på papir.

En ejerforening anses ikke for en erhvervsdrivende virksomhed, uden at den har erhvervsmæssige indtægter over DKK 300.000, fx udlejning af lokaler, eller modtager tilskud direkte fra den danske stat eller EU.

Krav om digitale bogføringssystemer godkendt af Erhvervsstyrelsen

De omfattede virksomheder skal anvende et digitalt bogføringssystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen, og som lever op til Erhvervsstyrelsens krav.

Dette betyder, at udbydere af digitale bogføringssystemer skal sikre, at systemerne lever op til de i loven fastsatte krav samt registrere systemerne hos Erhvervsstyrelsen.

Følgende overordnede krav gælder for digitale bogføringssystemer:

1. Understøttelse og løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en sikker opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.
2. Opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
3. Understøtte automatisering af administrativ processor, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

De nærmere krav til bogføringssystemerne fastsættes senere af Erhvervsstyrelsen. Det vil være muligt at anvende eget specialtilpasset bogføringssystem, hvis det kan dokumenteres, at det lever op til samme krav som de af Erhvervsstyrelsen godkendte bogføringssystemer.

Vedrørende opbevaring og sikkerhedskopiering er ikke længere tilstrækkeligt, at virksomheden selv opbevarer digitale registreringer og bilag. Der vil være krav om, at virksomhedens registreringer og bilag skal opbevares digitalt på en server hos en udbyder eller hos en tredjepart. Alternativt skal en fuldstændig sikkerhedskopi opbevares hos en tredjepart.

Krav om procedurebeskrivelse

Virksomheder omfattet af bogføringsloven skal udarbejde en beskrivelse af deres procedurer for bogføring, som efter bogføringsloven skal indeholde en beskrivelse af:

· Virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres

· Virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis, og

· Hvilke medarbejdere der er ansvarlige for ovennævnte procedurer.

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon, der er tilgængelig via deres hjemmeside.

Virksomhederne skal efterleve kravet i det førstkommende nye regnskabsår, der starter efter 1. oktober 2022. Virksomheder med kalenderårsregnskab skal således efterleve kravet senest d. 1. januar 2023.

 

Offentligt modtagepunkt

Den nye bogføringslov åbner op for muligheden for, at Erhvervsministeren kan fastsætte regler om fremsendelse af registreringer og bilag til et offentligt modtagepunkt, herunder til hvilke formål, hvordan og hvor længe disse registreringer og bilag må anvendes af offentlige myndigheder. Når disse regler bliver en realitet, kan offentlige myndigheder formentlig tilgå virksomhedens regnskabsmateriale i forbindelse med kontrol uden først at spørge virksomhederne om lov.

Obligatorisk e-faktura

Den nye bogføringslov åbner ligeledes op for muligheden for, at Erhvervsministeren kan fastsætte nærmere regler omkring virksomheders brug af e-faktura. Der kan således fastsættes regler om, at virksomheder, der skal anvende et digitalt bogføringssystem, også skal anvende e-faktura som dokumentation for virksomhedens køb og salg.

Ikrafttræden over flere år

Den nye bogføringslov træder i kraft allerede den 1. juli 2022. De væsentlige bestemmelser om brug af digitale bogføringssystemer og krav hertil indføres dog over en årrække for at sikre tid til at udarbejde de præcise krav til bogføringssystemerne og for at sikre udbyderne tid til at udvikle nødvendige nye funktioner.

Fra 1. juli 2022:

• Det præciseres, at virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Dette skal ske senest ved udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger.
• Definitionen på regnskabsmateriale udvides til også at omfatte dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetninger i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporten. Regnskabsmateriale skal fortsat opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af ??det regnskabsår, materialet vedrører. Der er ikke krav om opbevaring af materialet i Danmark.
• Ved ophør af bogføringspligten skal den senest fungerende ledelse fortsat sørge for betryggende opbevaring af regnskabsmaterialet. Ved skift i ledelsen har den fratrædende ledelse pligt til at overføre regnskabsmaterialet til den nye ledelse.
• Styrkelse af Erhvervsstyrelsens kontrolmuligheder gennem risikobaseret bogføringskontrol målrettet nye virksomheder og virksomheder, der har fravalgt revision.
• Forhøjede bødesatser med bøder på op til DKK 1,5 mio. for virksomheder med en nettoomsætning på over DKK 100 mio. ved omfattende overtrædelser af reglerne om bogføring og opbevaring af regnskabsmaterialet. Virksomheder med en nettoomsætning på under DKK 10 mio. kan pålægges bøder på op til DKK 250.000.
• Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at opløse en virksomhed (tvangsopløsning), hvis den undlader at indsende oplysninger eller undlader at efterkomme et påbud om at rette fejl eller ophøre med at overtræde bogføringsloven.

Fra 1. oktober 2022 og frem:

• Virksomheder skal udarbejde en beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale, herunder hvilke medarbejdere der er ansvarlige for bogføring og opbevaring.

Tidligst fra 1. januar 2024 (regnskabsklasse A dog tidligst fra 1. januar 2026):

• Krav om, at der som udgangspunkt anvendes et digitalt bogføringssystem godkendt af Erhvervsstyrelsen. Egne specialtilpassede bogføringssystemer tillades, hvis det dokumenteres, at de lever op til samme krav som de af Erhvervsstyrelsen godkendte bogføringssystemer.
• Krav om digital bogføring.
• Krav om digital opbevaring af bogføring og bilag (andet regnskabsmateriale kan opbevares på papir).
• Krav, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af bogføring og bilag, som skal opbevares på betryggende vis.

Det endelige tidspunkt for, hvornår reglerne om digital bogføring træder i kraft, er endnu ikke endeligt fastlagt, men forventes tidligst at gælde fra 1. januar 2024 (henholdsvis 1. januar 2026).

Endvidere er en række detaljerede regler ikke fastlagt i loven, og ikrafttrædelsestidspunkt er endnu ikke besluttet, men Erhvervsministeren bemyndiges til - på et senere tidspunkt - at fastsætte nærmere regler på en række områder, herunder:

• Kravene til digitale bogføringssystemer inkl. regler om anmeldelse og registrering.
• Hvilket bilag, der mere præcist omfattes af den digitale opbevaringspligt.
• Nærmere regler om offentligt modtagecenter gennem anvendelse af den fællesoffentlige digitale infrastruktur for udveksling af e-dokumenter.
• Nærmere regler om digital kommunikation, herunder anvendelse af bestemte it-systemer, særlige digitale formater og digitale signaturer.

Der er således tid for alle virksomheder til at sikre overholdelsen af de nye regler inden ikrafttræden.