Personoplysninger - hvor skal man starte?

De udlejere og administratorer, som deltog i de af Danske Udlejere tidligere afholdte kurser om persondataforordningen, har fået et indblik i, hvorfor reglerne kommer (nu), og hvordan man fremover tilgår behandling af personoplysninger.

På de kommende kurser hos Danske Udlejere skal vi kigge på de aftaler og den dokumentation, som en mindre udlejer med simple forhold skal udarbejde. Men for at få udarbejdet de rigtige dokumenter, skal udlejeren have et overblik over egen forretning. Og det er her, at arbejdet med persondatareglerne starter, og det er sandsynligvis mindre krævende end udlejeren frygter.

Udlejerne bør indledningsvist skabe sig et overblik over hvilke personoplysninger, som lejerne anmodes om at udlevere, og hvad man bruger personoplysningerne til.

Det vil typisk være navn, adresse, e-mail, telefonnummer, køn, kontonummer mv., og man vil typisk kræve oplysningerne fra lejer med henblik på at indgå og udfylde en lejeaftale. Konstaterer man ved gennemgangen, at man modtager personoplysninger, som man faktisk ikke behøver for at kunne indgå aftale om udlejningen, bør man overveje hvorfor, man modtager disse oplysninger. Det kan der være flere gode grunde til, men hvis svaret er, at man indhenter dem fordi ”man altid har gjort det, og gerne vil være på den sikre side”, bør man typisk ændre sin adfærd, idet dette netop er et af de adfærdsmønstre, som den nye lovgivning ønsker et opgør med.

Når man har fået sig et overblik over hvilke oplysninger man behandler, er næste spørgsmål, hvem man sender oplysningerne videre til. Det er okay at videresende lejerens oplysninger til en tredjepart, hvis 1) lejerne bliver oplyst herom og 2) der er et sagligt formål med, at personoplysningerne bliver videresendt. Et par praktiske eksempler kan være en boligadministrator eller forsyningsvirksomheder. Videresendelse af oplysninger til disse er en naturlig del af lejeforholdet, og er som følge heraf okay; men man skal have en skriftlig aftale med disse tredjeparter, som kaldes databehandlere, og aftalen kaldes derfor en databehandleraftale.

Hvis udlejeren allerede inden de kommende kurser har overvejet hvilke personoplysninger de modtager, hvorfor de modtager dem, og hvem de sender oplysningerne til, vil de få et stort udbytte af de kommende kurser, da kurserne fokuserer og tager udgangspunkt i de dokumenter, som oplysningerne skal indarbejde i. Med dokumenterne har udlejeren det formelle på plads, og skal derefter ”alene” praktisere god databehandlingsskik/sund fornuft i hverdagen.